⊛ ¿Cuánto de los gastos de mi contratista puedo reclamar? ⊛ 2024

Actualizado el 12/04/2024

Los costos del contratista son normalmente la segunda parte más grande de una reclamación de I + D. Esta publicación de blog ayudará a explicar cuánto de los costos de su contratista puede reclamar su empresa.

¿Qué es un contratista?

Hay dos tipos de contratistas que califican para el alivio de I + D: subcontratistas y trabajadores proporcionados externamente.

Subcontratistas

Los subcontratistas son personas o empresas a las que su empresa subcontrata actividades específicas de I + D. Específicamente, para calificar para el alivio de I + D, los subcontratistas deben

Recibir instrucciones sobre actividades específicas de I + D para realizar
Tener la libertad de realizar actividades de I + D utilizando cualquier método que elijan.
No estar directamente supervisado o integrado en su empresa.
No se pagará a través de nómina

Cosas a tener en cuenta:

Los subcontratistas calificados normalmente no tendrían una dirección de correo electrónico de la empresa, no utilizarían equipos de la empresa ni tendrían evaluaciones de desempeño como los empleados a tiempo completo.
No es necesario que los subcontratistas calificados tengan su sede en el Reino Unido y el trabajo puede realizarse en cualquier parte del mundo.
Normalmente, su empresa conservará cualquier propiedad intelectual que desarrollen los subcontratistas.
Los subcontratistas tienden a trabajar por proyectos y pueden estar trabajando en varios proyectos simultáneamente.
Las actividades de los subcontratistas pueden ser rutinarias para el subcontratista y no I + D de forma aislada. Sin embargo, el trabajo seguirá contando como I + D si está relacionado con un proyecto de I + D.

Ejemplos de subcontratistas incluyen:

Un laboratorio de pruebas de muestras
Una agencia de desarrollo de aplicaciones, desarrollando una nueva aplicación.
Una empresa de fabricación en el extranjero que ayuda en el diseño y desarrollo del producto para la fabricación.
Un CTO de consultoría que brinda asesoramiento ad-hoc sobre el desarrollo de su nuevo algoritmo

Trabajadores proporcionados externamente

Son personas que brindan sus servicios a su empresa desde una fuente externa. Normalmente, los trabajadores de este tipo son proporcionados por una agencia, una empresa paraguas o una empresa de servicios personales.

A diferencia de los subcontratistas, los trabajadores proporcionados externamente son supervisados e integrados directamente en su empresa. Esto significa que normalmente tienen una dirección de correo electrónico de la empresa, utilizan equipos de la empresa y tienen evaluaciones de desempeño como empleados a tiempo completo.

La única diferencia real para los empleados es que los trabajadores proporcionados externamente teóricamente trabajan para otra persona y están siendo prestados temporalmente a su empresa.

A diferencia de los subcontratistas, los trabajadores proporcionados externamente deben ser proporcionados por una empresa. Si un trabajador proporcionado externamente está cobrando las facturas de su empresa como individuo, no califica para el alivio de I + D.

¿Cuánto puedo reclamar?

Coste total

Lo primero que debe hacer es calcular los costos totales para sus subcontratistas. Este es normalmente un caso simple de sumar todas las facturas que le enviaron en su período contable que se han pagado.

Debería poder determinar esto desde su software de contabilidad.

La proporción de tiempo dedicado a I + D

Lo siguiente es calcular la proporción de tiempo dedicado a actividades directas e indirectas de I + D para cada contratista. Normalmente recomendamos hacer esto estimando el porcentaje de tiempo dedicado a actividades directas e indirectas de I + D. Puede hacer esto revisando los registros de lo que hicieron durante el año. No es inusual que un subcontratista haya dedicado el 100% de su tiempo a actividades de I + D.

I + D directa

Las actividades directas de I + D se limitan al tiempo dedicado a resolver la incertidumbre técnica. Aunque cada proceso de I + D es diferente, hemos descubierto que las empresas suelen tener 4 etapas de un proyecto de I + D con solo 2 etapas que califican.

Escenario	Descripción	¿Califica?
1: Alcance	Actividades iniciales como ideas conceptuales, investigación de mercado, discusiones con profesionales de la industria.	No
2: desarrollo	El desarrollo real de un producto / servicio, por ejemplo, codificación, realización de experimentos, construcción de prototipos físicos.	sí
3: Prueba	Pruebas prácticas o de consumidor, por ejemplo, pruebas de resistencia, pruebas de integración, pruebas de resiliencia. Dependiendo de los resultados de las pruebas, es posible que se necesite un mayor desarrollo.	sí
4: Refinamiento	Ajustes o desarrollo más de rutina, por ejemplo, implementación para los usuarios y subsiguiente corrección de errores, para un producto físico, producción en masa.	No

I + D indirecta

Esto es una grata sorpresa para muchos de nuestros clientes: también puede reclamar actividades indirectas de I + D que apoyan las actividades directas de I + D. Esto incluye:

Mantenimiento
Seguridad
Administración
Finanzas (incluido el pago de personas, el arrendamiento de equipos, etc.)
Actividades de personal
Capacitación
Investigación (incluida la recopilación de datos relacionados) para diseñar nuevos métodos de prueba científicos o tecnológicos, cuando esta investigación no sea I + D por derecho propio.
Estudios de viabilidad para informar la dirección estratégica de una actividad específica de I + D.

Monto calificado

Normalmente, para calcular la cantidad que califica, simplemente multiplique el costo total por el tiempo invertido por 65%.

Por ejemplo, si tiene una agencia de software cuyos costos totales son £ 50,000 y el tiempo dedicado a I + D fue el 100% del contrato, la cantidad calificada es:

50 000 £ x 100% x 65% = 32 500 £

Sin embargo, las reglas cambian si está «conectado» con el contratista, por ejemplo, si es un miembro de la familia inmediata, o si el propietario del negocio de subcontratación está relacionado con alguno de sus accionistas.

En ese caso, el gasto calificado es el menor de:

el pago que realiza al subcontratista (sin las restricciones del 65%)
Los gastos relevantes del subcontratista. Los gastos relevantes, en este caso, son los propios costes del subcontratista en personal y artículos consumibles.